Lurer du på hva som egentlig vil være riktig for deg å velge som plattform for videomøter og hvordan du kan sørge for at bedriften din heretter vil oppleve dette som et fantastisk og lønnsomt verktøy? Da er denne artikkelen skrevet for deg.

“Hører du meg nå?”

Trykk på den knappen der for å slå på mikrofonen!

Gjennom Korona-krisen har norske bedrifter og ansatte hatt en ekstremt bratt læringskurve i bruk av digitale medier. Digitalisering har tatt et kjempe-sprang på kort tid, og flere som tidligere sverget til fast kontorplass og flipover er nå svorne fans av videomøter fra hjemmekontor.

Men mange har satt i gang med videomøter ganske tilfeldig og brukt verktøy som har vært tilgjengelige og gratis. “Hører du meg nå?” og “Du falt ut litt” er ofte brukte setninger.

Vi tror fremtiden er endret, og at svært mange bedrifter har erfart at det er effektivt for mange å jobbe hjemmefra. Dårligere tider betyr innsparinger, og noe av det aller enkleste å spare på er reisekostnader. Og som en konsekvens av flere på hjemmekontor får man bedre plassutnyttelse i lokalene og dermed potensielt et mindre behov for tilgjengelig areal.

Det første trinnet i enhver teknologi-investering er å evaluere dine egne unike behov. Når det gjelder valg av video-løsning for bedriften din, er det viktig å ta hensyn til både de ansattes behov, skalerbarhet og sikkerhetskrav

Ifølge Gartner Group er målet for mange virksomheter å ta i bruk møteverktøy for følgende formål:

1. Forbedre arbeidsmøter der deltakerne deler og samarbeider på dokumenter og annet materiale.

2. Bryte ned geografiske hindringer for samarbeid

3. Øke engasjement for ansatte som arbeider utenfor kontoret

4. Spare tid og penger ved å reise mindre

5. Gjøre opplæring til grupper på flere steder samtidig

6. Gjennomføre allmøter og større avdelingsmøter uten at alle må være til stede

Hva slags kontakt skal video erstatte?

Interne eller eksterne møter

Det første å vurdere er om videomøter først og fremst er til bruk mellom egne ansatte, eller om det også er et verktøy for kontakt med kunder, leverandører, samarbeidspartnere og prospects.

Dersom det kun er til intern bruk, så er det ikke like viktig at plattformen du velger er åpen og kan samhandle med flere andre løsninger. Du har kontroll på at alle har samme tilgang og integrasjoner.

Hvis du også tenker å erstatte en del av den eksterne kommunikasjonen, så vil det være viktig å tenke gjennom hvem som inviterer. Dersom du står for invitasjon, så bør du være trygg på at det er enkelt for de inviterte å delta, og helst at de kan delta fra PC, mobile enheter og rom-systemer i møterommet sitt.

Erstatte personlig kontakt?

Så er det viktig å vurdere i hvilken grad et videomøte skal erstatte personlig kontakt.

Bare det å se den du prater med øker kvaliteten på en samtale dramatisk i forhold til en telefon. Du leser kroppsspråk og får et visuelt inntrykk. Og er det internasjonale møter, så er det mye lettere å forstå noen på et annet språk når du også ser dem.

Men det er også en stor forskjell på å møte noen som sitter med laptopen i fanget med kamera opp i nesa og halve taket, og som har på seg store hodetelefoner i forhold til en som sitter med en dedikert enhet på pulten eller i møterommet.

94% av virksomhetene som bruker videomøter sier de øker produktiviteten

Vi får mange tilbakemeldinger fra kunder som bruker video som en erstatning for personlig kontakt (leger, konsulenter, advokater mv), og felles for disse er at de opplever at kvaliteten holder mål først når de går opp til dedikert video-enheter.

Det er også verdt å nevne at videomøter som kjøres fra laptopen krever veldig mye av denne. Prosessoren får kjørt seg, og det gir ofte utslag i hakkete lyd og bilde som fryser. En dedikert enhet bruker altså ikke laptopen til å kjøre videomøtene, slik at denne er fri til presentasjoner og andre oppgaver.

Funksjonalitet

“Need to have”

I valget av videoplattform, så er det noen funksjoner du er nødt til å ha for en sikker og brukervennlig løsning:

Kalender-integrasjon
- Det må være mulig å invitere til videomøte direkte fra kalenderen i Outlook eller evnt Google
- Denne integrasjonen bær være i form av en knapp eller fast adresse for plassering (som Cisco sin @webex)
Datadeling
- Det må være svært enkelt og intuitivt å dele data til andre møtedeltakere
- Dette gjelder både fra laptop og fra møterom
- Løsning der flere laptoper deltar inn i samme videomøte fra det samme fysiske rommet er ikke å anbefale, da det skaper ekko og feedback

“Nice to have”

Følgende er funksjoner du bør vurdere i hvilken grad er nødvendige og viktige for deg:

Digitalt venterom
- Du kan styre når møtet starter og unngå at møtedeltakere kommer inn en etter en
- Enkelte løsninger tillater at du kan ringe opp ekstra deltakere og spørre dem om det er OK å koble dem inn FØR de kommer inn i møtet
Virtuell bakgrunn
- Flere av plattformene støtter virtuelle bakgrunner med både ferdige og egne bilder og/eller video
- Kjekt på hjemmekontor med rotete eller forstyrrende bakgrunn
Break-out sessions
- Mulighet til å sende en gruppe deltakere ut i et annet “rom”
- God funksjon til undervisning og prosjekt-arbeid
Chat i video
- Godt verktøy i møter med mange deltakere
- Viktig å vurdere sikkerheten og om det skaper forvirring med flere kanaler
Møteleder
- Spesielt i møter med mange deltakere er det hensiktsmessig å ha en møteleder som f.eks. kan “mute” alles mikrofon

Det er også et poeng å vurdere hvor viktig det er for deg at den valgte plattformen kan brukes på egnede rom-løsninger, og om disse finnes i forskjellige nivåer tilpasset ulike rom.

Hva med kontorlokalene?

Med strenge restriksjoner og stengte kontorlokaler så har hjemmekontoret vært arenaen for de fleste videomøtene.

Men de fleste av oss kommer fortsatt til å jobbe fra et annet sted enn hjemme. Og hvor godt er det tilrettelagt for kommunikasjon mellom arbeidsplassen og hjemme? Og ikke minst mellom pulten, møterommet, kunden og kollegaen?

Vi er opptatt av brukervennligheten. Det må være veldig enkelt å koble seg opp til et møte uansett om du bruker telefon, PC eller møterommet.

Målet er en stor, grønn “DELTA” knapp, og så er du i gang.

Når du skal dele data, så er det viktig at du gjør akkurat det samme enten du skal vise presentasjonen din på skjermen for deltakerne i rommet eller ut til andre i et videomøte. Enten du deler med kabel eller trådløst, så bør det være samme tilkobling for alle typer møter.

Nevnte vi brukervennlighet?

I dag finnes det gode løsninger som kombinerer all funksjonalitet i rommet. Barco Clickshare Conference er en serie produkter som lar deg koble til din egen laptop (BYOD – Bring Your Own Device), og dele bilde og lyd trådløst til skjerm, samtidig som du får trådløs tilkobling til kamera, mikrofoner og høyttalere i rommet.

Starleaf Pronto er et annet eksempel der du kobler USB til PC og deler bilde og lyd, samtidig som Starleaf appen kjenner igjen alle videoplattformene du har møter på, og gjør dem om til en “DELTA” knapp i betjeningspanelet på bordet.

BYOD vs dedikerte løsninger

Det viktigste spørsmålet du må stille deg er om brukerne skal kjøre videomøter fra sin egen laptop (BYOD) eller om det skal være dedikerte løsninger i rommene.

BYOD (Bring Your Own Device) betyr at man kjører videomøter i møterommet fra sin egen laptop. Da kan du koble til skjerm, kamera, mikrofon og høyttaler i rommet med kabler (HDMI/USB) eller trådløst.

En dedikert løsning i rommet innebærer at du har en egen enhet i rommet som settes opp med en konto på den videoløsningen du velger. På den måten kan du delta i videomøter uten å koble til noe laptop, men samtidig dele presentasjoner både lokalt i rommet og i videomøter via kabel eller trådløst.

Generelt vil en dedikert løsning gjøre det kjappere å starte møter, gi bedre kvalitet og ikke være avhengig av at den som har booket møtet er på plass for å starte.

Fordeler og ulemper for øvrig er nærmere beskrevet i vår guide som du kan laste ned gratis.

Skalerbare løsninger

De fleste bedrifter har møterom av ulik størrelse, kanskje et styrerom og gjerne flere små fokusrom.

Å velge riktig plattform er ofte også et spørsmål om å velge riktig utstyr. Generelt kan vi si at plattformer som primært er utviklet for PC gjerne har løsninger for BYOD som hovedfokus. Og møteroms-produkter som støtter BYOD finnes i mange former fra store produsenter som Microsoft, HP, Lenovo, m.fl, samt mer spesialiserte produsenter som Crestron, Neat, Cisco.

Med BYOD som utgangspunkt er vi mest opptatt av å finne tilpassede løsninger som holder møterommet mest mulig ryddig.

En “front of room” løsning med en smart lydplanke, der både kamera, mer eller mindre smarte mikrofoner og høyttalere er integrert, vil veldig ofte være en strålende løsning for mange typer rom.

Det samme gjelder også ved dedikerte løsninger. Og ovennevnte produsenter gjør seg gjeldende her også. Det finnes en hel del løsninger på markedet for “Microsoft Teams rooms” og “Zoom rooms”. Brukergrensesnittet i betjeningspanelet er det samme for alle, så her er det viktigst å velge løsning som har best tekniske spesifikasjoner. Det er også stor forskjell på hvor låste de forskjellige løsningene er, så vi anbefaler å sjekke i hvilken grad møtebordet blir oversvømmet av ledninger, og om produsenten har en portefølje for rom av forskjellige størrelser.

Vi har testet det aller meste, og kan i hvert fall gå gode for at Crestron leverer godt i alle disse kategoriene.

Dedikerte video-løsninger

Når du ønsker å ha en dedikert løsning for videomøter i rommene, innebærer det at du kan kommunisere på mange flere plattformer.

Det finnes som nevnt dedikerte løsninger for Microsoft Teams og Zoom, men i mange tilfelle vil ikke disse plattformene gi deg alt du trenger. Kanskje du ofte blir invitert i møter på andre plattformer. Eller du selv vil invitere til møter som er åpne og fleksible for flere.

I tillegg kan andre avveininger som sikkerhet, oppetid, bildekvalitet og skalerbarhet veie tungt.

I følge Gartner Groups årlige analyse er det fortsatt Cisco som ligger fremst i utvikling og teknologi.

Cisco er den av produsentene med den bredeste porteføljen av produkter. De leverer alt fra BYOD til svært komplekse undervisnings- og samhandlingsløsninger. De har med andre ord løsninger som også passer for deg.

Starleaf er en spennende utfordrer, som scorer aller høyest på oppetid (99,999%) og også er svært godt stilt når det kommer til sikkerhet. De har et særdeles brukervennlig oppsett som fungerer like enkelt på mobil som PC og rom-enheter.

Sikkerhet

Begge de ovennevnte systemene er ISO27001:2013 sertifiserte, og har datalagring i egne sentre. Som kunde kan du også til en viss grad bestemme hvor (hvilken jurisdiksjon) dine data skal lagres.

De har også krypterte samtaler, og de virtuelle møtene som genereres krever identifisering. Enkelte andre plattformer genererer åpne linker, som bl.a. har resultert i fenomenet “Zoom-bombing” der hackere har ødelagt videomøter ved at en mengde uautoriserte deltakere begynner å dukke opp.

Lisenser

Microsoft Teams har en stor fordel i at de aller fleste allerede har systemet gjennom sitt eksisterende abonnement.

Zoom, Whereby, Hangouts og flere andre er gratis for et begrenset antall deltakere og gjerne en begrenset tid.

Facebook Messenger, Skype, WhatsApp m.fl. er gratis, men overholder på ingen måte kravene til sikkerhet og administrasjon som man vil kreve i bedrifts-sammenheng.

For en ordentlig, profesjonell videoløsning må du regne med å betale en lisens. Microsoft Teams og Zoom leverer egne, dedikerte “Room” lisenser, som gjør at du kan sette opp møterommet som en dedikert ressurs som kan være med i møter på disse plattformene uten at noen tar med laptop’en.

Starleaf, Cisco og andre aktører som Pexip, Poly, Bluejeans, Videonor har i hovedsak en lisens for organisasjonen, en for møteroms-utstyret og en for bruker.

Her er det varierende praksis.

Cisco tilbyr gratis lisens for alle brukere, men hvis du skal kunne invitere til personlige videomøter må du ha en brukerlisens. Utstyret i rommet må ha en endepunkts-lisens og oftest også en brukerlisens (for kalender-integrasjon). Har du en større bedrift kan du kjøpe en “Flex plan” som dekker et antall rom og brukere.

Starleaf har en pris for et virtuelt møterom med plass til mange deltakere. Så er det en lisens for utstyret i rommet, mens de personlige lisensene er gratis.

Så hva velger jeg?

Det er dessverre ikke noe svar med to streker under på dette spørsmålet.

Vi håper denne artikkelen ga deg nok informasjon til å definere hva som er viktigst for din bedrift, og at vi har belyst en del momenter som er viktig å vurdere.

Et tungtveiende spørsmål vil også være kostnader.

Når du er klar til å konkretisere nærmere hvor mye din bedrift kan spare på gode videomøter og effektive løsninger, så anbefaler vi at du tester ut våre kalkulatorer.

Slik velger du riktig videoplattform til bedriften