Skap en bærekraftig møtehverdag

Hvorfor er møterommet du liker alltid opptatt? Og hvorfor er det så mange tomme kontorplasser, når alle har fått sin egen dedikerte arbeidsplass? Det er ofte stor forskjell på hvordan vi tror vi bruker kontorene våre og hvordan vi faktisk bruker de.

Hybrid arbeid og videomøter er kommet for å bli og det påvirker måten vi bruker kontorareal og møterom på. Statistikk viser at det veldig ofte er færre deltakere fysisk til stede i møterommene enn det faktisk er plass til.

• Kun 12 % av alle møter har 7 eller flere fysiske deltakere.

• Hele 57 % av alle møterom er bygget til 7 eller flere deltakere.

Med ny teknologi kan vi innhente data som gir oss innsikt i den faktiske bruken av bedriftens areal. Resultatene viser at det er de samme møterommene som tas i bruk. Det vil si at andre (og gjerne mange) møterom ofte står tomme, kanskje også kontorplasser? Det er en lite bærekraftig utnyttelse av areal.

Plassering, størrelse, akustikk og utstyr i rommene kan alle være faktorer til at enkelte møterom blir foretrukket av de ansatte. Analyser om faktisk romutnyttelse, gir oss nødvendig informasjon til å optimalisere bruken av de tilgjengelige kvadratmeterne. Hvilke er de mest etterspurte romtypene, hvilke romstørrelser og hvor mange møterom du faktisk har behov for.

3C Technology kan bistå med en komplett oversikt over hvordan dere bruker kontorlokalene i dag. Da har dere et solid grunnlag for å optimalisere dagens planløsning - ikke bare møterom men hele kontorarealet.

Optimalisering av kapasitet og ressurser kan føre til store økonomiske besparelser og samtidig skape ny verdi i form av forbedret produktivitet, høyere tilfredshet blant ansatte og økt grad av bærekraft.

Statistikk viser hvordan våre møter faktisk ser ut:

• Gjennomsnittlig antall deltakere: 2,9

• Gjennomsnittlig antall ledige møterom: 17

• Antall møter med 3 eller færre deltakere: 68 %

Om utfordringen er ubrukte møterom, kan en løsning kan være å endre størrelsen på disse møterommene. Et stort møterom som blir lite brukt, kan med enkle grep gjøres om til to eller flere mindre møterom med like gode eller bedre løsninger.

Vi ser at rom med brukervennlige og gode løsninger for videomøter er viktige for en effektiv møtehverdag, som gjerne består av like mye borte-kontor som tilstedeværelse på bedriftens kontor.

Ved hjelp av videosentriske oppsett, kan ansatte enkelt samarbeide og samhandle selv om noen jobber remote.

Konseptet videosentrisk møterom, noen ganger kalt virtuell tilstedeværelse, er rom dedikert til nettopp virtuelle konferanser og møter. Målet er å simulere ansikt til ansikt-kommunikasjon når deltakerne ikke kan møtes personlig. Det støtter illusjonen om at de likevel er sammen i ett rom.

For å sikre den beste opplevelsen av dette konseptet, er det viktig å se på hvordan møterommet utstyres. Analysene viser at de mest populære møterommene har tilrettelagt for videokonferanse, med skjerm for presentasjon samt god lyd- og bildekvalitet.

Microsoft Teams Rooms er et videokonferansesystem med lyd- og videofunksjoner av høy kvalitet, som gir en ekstremt god opplevelse av møtet. Videosentriske konsepter er ett av Microsoft sine satsningsområder.

Med vår kunnskap og gode data sikrer vi at kontorarealet er skreddersydd for å møte dine unike behov og mål.
Enten dine mål er å redusere kostnader, fremme samarbeid eller forbedre ansattes trivsel.

Vi bistår deg med innsamling av data uten av det påvirker den daglige driften eller de ansattes arbeid.

For å lære mer om hvordan vi kan hjelpe deg med optimalisering av dine kontor og møterom, ta kontakt for en hyggelig og uforpliktende prat.