Endelig kan vi jobbe fra kontoret igjen

Delvis. Kanskje.
Og hvordan var det med Teams i møterommet igjen?

Under Korona-pandemien har vi alle blitt kjent med Teams-møter og andre videomøter som Zoom og Webex. På godt og vondt.

Det er supert å hoppe fra møte til møte uten å bruke tid på forflytning.
Samtidig er du ganske ør i hodet etter dagens sjette Teams-møte på rappen.
Det er topp å få hverdagen til å gå opp med mindre styr rundt henting og levering.
Det er ikke fullt så topp når det bryter ut sjørøver-tokt i bakgrunnen på det viktige møtet du sitter i.
Det er gøy å spille “Teams-bingo” med kryss for “Hører dere meg nå?”, “Kan dere se presentasjonen min?” og “Du må slå på mikrofonen”.
Men det er frustrerende at møtene ikke engasjerer og at det er omtrent umulig å dyrke kreativitet og idémyldring.

Hybrid hverdag

Nå begynner vi å ane en ny hverdag der de fleste av oss kommer mer eller mindre tilbake til kontoret. Nye undersøkelser viser at opp mot 90% av norske bedrifter planlegger å ha sine ansatte tilbake innen september. Men bare halvparten av dem har laget en plan for dette.

Før pandemien møttes vi som regel enten i møterommet eller på Teams. Etter pandemien er vi sikre på at svaret er både og.
Alle møter vil også være Teams-møter, og selve formen på å møtes endres permanent på den måten at det nå blir opp til hver enkelt hvor og hvordan man deltar i møtene. Møtene endrer altså karakter fra å være basert på lokasjon til å bli basert på brukeren.

“Møter blir bruker-sentriske”

Når man så kommer tilbake til kontoret er spørsmålet om arbeidsplassen er tilrettelagt for en ny og hybrid hverdag. Utstrakt bruk av videomøter, ofte i kombinasjon med fysiske møter. Kolleger som jobber hjemme flere dager i uka. Hvordan vil arbeidsdagen flyte med disse rammene?

Full oversikt over tilgjengelige pulter, rom og hvem av kollegene som er hvor

Løsningen ligger blant annet i gode verktøy for booking av ressurser som pulter, møterom, stillerom, skap med mer. På en slik måte at man har full oversikt over hvor kolleger befinner seg, hvor mange som kommer til å være i lokalene og hvilke ressurser som er tilgjengelige.

I møterommene vil løsningen være å ha godt tilrettelagte løsninger for Teams-møter samt andre plattformer dersom bedriften din har behov for det.

Det første man må bestemme for gode og konsistente løsninger i møterommene er om møter skal avholdes fra den ansattes laptop eller om rommet skal ha en egen Teams-konto. Egen laptop (BYOT - Bring Your Own technology) er en fordel der man har god kontroll på utstyrs-parken og man deltar i møter på flere plattformer. Typisk er dette bedrifter som kanskje kjører Teams eller Zoom internt, men også inviteres til møter i Whereby, Google Meet eller Hangouts, BlueJeans, Pexip og så videre.

Alternativt, så ønsker man en egen Teams-konto i møterommet. Da oppretter du Teams-møter på vanlig måte, booker inn rommet, og når du kommer inn i rommet kan du trykke “Join” på betjeningspanelet for å starte møtet.
Deling av data skjer da via kabel eller som deltaker i møtet fra egen laptop.

Og hvis du synes det er vanskelig å bestemme deg, så kan du få rom som både har dedikert Teams-enhet samtidig som du kan koble til egen laptop for å kjøre møtene derfra med rommets kamera, mikrofoner og høyttalere.

God lyd i videomøter er avgjørende

I alle møterom som tilrettelegges for Teams eller Zoom er det essensielt å bruke sertifisert produkter. Da unngår man problemer ved tilkobling fra laptop i BYOT rom, og problemer med oppdateringer som ikke er støttet i rom med dedikerte enheter.

Og det er essensielt å fokusere først på lydkvaliteten både ut av rommet og i rommet.

Dekning av rommet med mikrofoner kan enkelt beregnes ut fra rommets størrelse, møblering og akustikk. Med moderne “beam-forming” mikrofoner, som benytter kunstig intelligens til å fange opp lyd fra den som prater og fjerne annen lyd og støy, så kan du sende krystallklar lyd fra møterommet uten masse rot og kabler på bordet.

Høyttalere i front ved skjermen er fint for å samle tale og lyd, men i store rom er det oftest hensiktsmessig å ha lyden i taket. Da blir den jevnt distribuert og behagelig å høre på for alle i rommet.

Kamera tilpasser automatisk bildet etter personene som er i møterommet

Den siste faktoren for gode Teams-møter er kamera. Teknologien har gått raskt under pandemien, så i dag finnes det kameraer med “auto-framing” for rom av alle størrelser. Det betyr at kameraet ser hvor det er ansikter i rommet, og automatisk tilpasser bildet.
Denne teknologien teller antall møtedeltakere. Det gjør at du kan sette begrensninger på hvor mange det kan være i rommet, slik at utstyret varsler deg hvis det er for mange.

Hvis du synes det er vanskelig å orientere deg, så er vi der for å hjelpe deg til å definere behovet og veilede til riktige løsninger.

Se også komplette løsninger på Teams møterom