5 trinn for å forberede organisasjonen for eksternt arbeid
Etter hvert som korona-krisen sprer seg, har mange arbeidstakere allerede blitt tvunget ut av kontoret. Situasjonen er uforutsigbar, og det er mulig at mange organisasjoner må fortsette å jobbe eksternt.
Ikke alle jobber kan gjøres hjemmefra, men den beste måten å håndtere en mer eller mindre midlertidig nedstenging av kontoret er å sørge for at alle som kan jobbe eksternt er forberedt.
Følg disse fem tipsene for å minimere avbrudd for bedriften din.
1. Gi de riktige verktøyene
Sørg for at de ansatte har tilgang til alt riktig utstyr for å sette opp en arbeidsstasjon hjemme. Dette kan omfatte ting som bærbare datamaskiner, webkamera, hodetelefoner, etc. Fordi du kanskje må flytte arbeidstakere hjem på kort varsel er det smart å oppmuntre alle til å ta med dette utstyret hjem hver kveld – og minne dem på å ta med strømledningen også!
2. Konfigurer enkel ekstern tilgang
I tillegg til maskinvare må de ansatte få tilgang til filene, dataene, appene og programvaren de trenger eksternt. Sørg for at det er en sikker skytjeneste på plass for å gi ekstern tilgang til filer og pålitelige måter for ansatte å lagre og distribuere det de jobber med.
3. Sett forventninger
Hvis eksternt arbeid er nytt for organisasjonen, kan du forklare hva du forventer av ansatte. Vil du at alle skal jobbe samme antall timer som de ville gjort på kontoret? Gi dem beskjed. Skal ansatte fortsatt varsle deg om formelle sykedager når de ikke er på kontoret, selv om de jobber hjemmefra, fortell dem det. Fjernarbeid kan føles som en stor forandring, så vær tydelig om hvordan det forventes at det skal gjøres.
4. Vær fleksibel
Samtidig betyr korona pandemien og avbruddene den forårsaker at du kanskje må være mer fleksibel enn vanlig. Hvis kontoret ditt for eksempel er stengt, er det en stor sjanse for at lokale skoler også kan være ute av drift. Det betyr at de ansatte kan trenge fleksibilitet til å ta vare på barn. Kommuniser tydelig, og gjør deg klar til å samarbeide fleksibelt med mennesker for å minimere forstyrrelser.
5. Koble til
Ansatte trenger fortsatt å få kontakt med hverandre. Sørg for at alle har en pålitelig internett-tilkobling hjemme, og hvis de ikke har det, se på måter du kan hjelpe. Du trenger også en sikker og pålitelig samarbeidsløsning. Alle skal kunne kommunisere like enkelt som på kontoret, så sørg for at du kan støtte ad hoc og planlagte videomøter, chat og innholdsdeling. Det kan være vanskeligere å holde styr på prosjekter og fremgang eksternt, så foreslå at ledere og team oppdaterer seg regelmessig via video.
Med disse tipsene kan du få arbeid til å bli noe du gjør, ikke et sted du går, for å beskytte produktiviteten mens du passer på arbeidsstyrken din.
Noen eksterne arbeidsteknikker er vanskeligere å implementere enn andre, men det er enkelt å få en bedrifts-tilpasset samarbeidsløsning som du kan distribuere umiddelbart. StarLeaf er ISO/IEC 27001 sertifisert for datasikkerhet, garanterer 99.999% oppetid, og er gratis å bruke på pc og mobil under korona-krisen. Du kan planlegge og være vert for møter, foreta raske video- og taleanrop, kommunisere via meldinger og dele innhold.